Budowa firmowej aplikacji lub systemu IT na zamówienie stanowi wyzwanie, w którym zlecający muszą balansować pomiędzy utrzymaniem kontroli nad wydatkami, a zakresem funkcjonalnym tworzonego rozwiązania. Firmy zajmujące się tworzeniem oprogramowania na zlecenie, zwane software house’ami, najczęściej pracują w jednym z dwóch modeli: Fixed Price (stała cena) lub Time & Material (czas i materiały). Wybrany model rozliczeń z software house’m definiuje od samego początku sposób zarządzania projektem i podział ryzyka pomiędzy stronami. W tym artykule rozważymy zalety i wady obu podejść i podpowiemy, czym się kierować decydując się na sposób rozliczeń z wykonawcą projektu IT.
Na czym polega model Fixed Price (Stała Cena)?
Istotą modelu rozliczenia typu Fixed Price jest ustalenie z wykonawcą, z góry, ceny wykonania danego programu. Aby wykonawca mógł takiej wyceny dokonać, niezbędne jest dokładne uzgodnienie tzw. “zakresu projektu”. Zakres projektu zamawiający opisuje najczęściej w ramach dokumentu zwanego “specyfikacją wymagań” lub “specyfikacją techniczną” projektu. Dokument taki to nic innego jak opis oczekiwanych funkcjonalności, zasad działania (tzw. logiki biznesowej) oraz wyglądu aplikacji (tzw. interfejsu użytkownika). Powinien opisywać co i jak dany program powinien robić, jak powinien działać, w tym także role użytkowników i zakresy ich uprawnień oraz platformy systemowe, które powinien wspierać. Przygotowanie dobrej specyfikacji wymagań jest czasochłonnym i trudnym wyzwaniem, stanowi jednak niezbędny krok do tego aby wykonawca mógł wycenić realizację projektu. Współpraca z wykonawcą w modelu Fixed Price polega na udostępnieniu wykonawcy specyfikacji do analizy, uzgodnieniu ceny realizacji i zawarciu umowy na realizację. Najczęściej wykonawca pobierze zaliczkę na poczet realizacji projektu, a pozostałą część wynagrodzenia wykonawca pobierał będzie po ukończeniu każdego z uzgodnionych etapów projektu.
Przykładowy schemat rozliczeń
Przykładowy schemat rozliczeń z software house’m może wyglądać następująco (dane przykładowe):
|
Rata |
Procent |
Wartość |
|
Zaliczka płatna przy zawarciu umowy |
30% |
72.000,00 PLN |
|
I. rata, płatna po odbiorze przez zamawiającego Modułu Logistycznego aplikacji |
15% |
36.000,00 PLN |
|
II. rata, płatna po odbiorze przez zamawiającego Modułu Finansowego aplikacji |
15% |
36.000,00 PLN |
|
III. rata, płatna po odbiorze przez zamawiającego kompletnego, działającego rozwiązania |
40% |
96.000,00 PLN |
Zalety i wady modelu Fixed Price
Najważniejszą zaletą modelu Fixed Price jest komfort finansowy, możliwość zaplanowania wydatków w firmowym budżecie i zapewnienie stabilności finansowej realizacji projektu, bez narażania firmy na niespodziewane koszty lub przedłużające się wydatki. Drugą ważna zaletą tego modelu jest przekazanie na wykonawcę ryzyka ukończenia projektu w ramach zadeklarowanego kosztu i terminu. Odpowiednio skonstruowana umowa z wykonawcą pozwala zamawiającemu przejść do bardzo wygodnej roli „kontrolera i recenzenta” prac realizowanych przez wykonawcę, a całą odpowiedzialność za finalne zrealizowanie projektu IT zgodnie ze specyfikacją przenieść w całości na software house.
Pozornie z punktu widzenia prezesa, właściciela firmy lub dyrektora IT wydaje się to najbardziej optymalnym rozwiązaniem. Specyfikacja została rzetelnie przygotowana przez personel zamawiającego, cena i termin realizacji są znane z góry, a wykonawca gwarantuje w umowie realizację. Myśląc w ten sposób nie uwzględniamy jednak ważnego aspektu pracy nad aplikacjami i systemami IT, jakim jest zmienność. Bardzo często w trakcie pracy nad danym projektem pojawiają się zmiany okoliczności wymagające wprowadzenia zmian w specyfikacji i aneksowania umowy z wykonawcą. Przykład tego typu zmian to np. zmiana sposobu obsługi procesu, który aplikacja miała wspierać, zmiany organizacyjne w firmie (przejęcie, restrukturyzacja, likwidacja działu, zmiany w priorytetach zarządu), a także nierzadko nowe regulacje ustawowe.
W przypadku potrzeby wprowadzenia zmiany w zakresie projektu rozliczanego w modelu Fixed Price, w trakcie jego trwania, przewagę w negocjacjach będzie mieć najczęściej wykonawca, a finalny koszt rozwiązania może być znacznie wyższy niż koszt jego realizacji od początku w elastycznym modelu “Time & Material”.
To co również istotne, najczęściej rozliczając się z wykonawcą w modelu Fixed Price, zamawiający nie będzie miał możliwości całkowitego zrezygnowania z realizacji (zaniechania projektu) w trakcie jego trwania.
Jak działa model rozliczeń Time & Material (Czas i Materiały)?
Rozliczenie z software housem w modelu “Time & Material” to elastyczne rozwiązanie polegające na opłacaniu przez Zamawiającego roboczogodzin faktycznie przepracowanych przez personel wykonawcy zaangażowany w realizację projektu oraz kosztów bezpośrednio z nią powiązanych np. licencji i serwerów lub usług chmurowych.
Najczęściej wygląda to tak, że po zapoznaniu się z wymaganiami projektu, wykonawca przedstawia zamawiającemu proponowany zespół projektowy i wskazuje właściwe dla każdego z członków zespołu stawki godzinowe. Następnie uzgadniane są szczegóły dotyczące współpracy personelu zamawiającego z wykonawcą takie jak np. cotygodniowe lub comiesięczne spotkania statusowe, aplikacje używane do śledzenia postępu prac zespołu, sposób wymiany informacji z zamawiającym (np. sposób dokumentowania decyzji projektowych podejmowanych przez zamawiającego w toku realizacji).
Rozliczenie w przypadku umów Time & Materiał najczęściej odbywa się co miesiąc, Wykonawca prezentuje raport lub zestawienie godzinowe wraz z wyliczeniem łącznej sumy do zapłaty przez zamawiającego w danym miesiącu.
Przykładowy schemat kosztów w modelu Time & Materiał
Miesiąc rozliczeniowy: WRZESIEŃ 2026 (dane przykładowe)
|
Członek Zespołu |
Stawka godz. |
Ilość godz. |
Łącznie |
|
1 x Kierownik Projektu, 12 godz – |
280 zł netto / godz. |
12 godz. |
3.360,00 PLN |
|
1 x UX Designer, 240 zł netto / godz. 120 godz. |
240 zł netto / godz. |
80 godz. |
19.200,00 PLN |
|
1 x Analityk 240 zł netto / godz. 120 godz. |
240 zł netto / godz. |
40 godz. |
9.600,00 PLN |
|
1 x Senior Frontend Engineer 260 zł netto / godz – 100 godz. |
260 zł netto / godz. |
24 godz. |
6.240,00 PLN |
Zalety i wady modelu Time & Material
Zaletą współpracy z wykonawcą w modelu Time & Materiał jest możliwość praktycznie natychmiastowego startu prac nad projektem, bez konieczności spędzania miesięcy nad przygotowaniem specyfikacji wymagań. Dokumentacja projektu może być tworzona przez wykonawcę w miarę jak postępują prace nad projektem, na podstawie decyzji i wskazówek zamawiającego. To ogromne ułatwienie dla zamawiającego i redukcja ryzyka budowy programu niewłaściwie dopasowanego do potrzeb użytkowników.
Częstą praktyką w tego typu umowach jest praca w krótkich 2-tygodniowych etapach (tzw. “sprintach”), podczas których wysiłki zespołu koncentrują się nad dostarczeniem jednej konkretnej funkcjonalności lub modułu aplikacji. Daje to członkom zespołu po stronie zarówno wykonawcy jak i zamawiającego komfort pracy w łatwych do przyswojenia ramach oraz możliwość elastycznego kształtowania sposobu pracy aplikacji tak by była możliwie najbardziej wygodna dla użytkownika. Często bowiem w trakcie prac nad funkcjonalnościami pojawiają się wartościowe pomysły na ich usprawnienie i uproszczenie.
Co ważne postępy prac w projektach IT prowadzonych w tym modelu zazwyczaj pojawiają się szybko, co pozytywnie wpływa na motywację wszystkich stron zaangażowanych w realizację.
Jeśli chodzi o wady współpracy z agencją czy też software house’m w modelu Time & Material należy wspomnieć o tym, że co prawda nie wymaga ona od zamawiającego początkowego, dużego wysiłku sporządzenia specyfikacji projektowej, jednak zmusza zamawiającego do oddelegowania do projektu personelu, który na bieżąco będzie współpracował z wykonawcą, udzielał wyjaśnień, wskazówek i podejmował mniejsze lub większe decyzje projektowe w trakcie jego trwania. Często jest to intensywna współpraca, która sprawia, że osoby po stronie zamawiającego zaangażowane w projekt mają niewiele czasu na inne zadania.
Ważnym aspektem, o który należy pamiętać jest to, że w przypadku modelu Time & Material, pomimo pracy nad wspólnym celem, występuje pewien konflikt interesów pomiędzy zamawiającym i wykonawcą. Zamawiającemu zależy na tym, żeby możliwie szybko skończyć projekt i zacząć korzystać z jego efektów (tj. działającej aplikacji), Wykonawcy zaś zależy żeby projekt trwał jak najdłużej i aby zapewnić jak najbardziej pełne obłożenie czasowe członkom zespołu. Może to powodować różnego rodzaju wyzwania np. ciągłe proponowanie przez wykonawcę (nierzadko słusznych) usprawnień w projekcie, wydłużających łączny czas realizacji.
Porównanie modeli Fixed Price vs Time & Material
Poniższe zestawienie stanowi porównanie najważniejszych cech modelu pracy Fixed Price vs Time & Material
|
Aspekt |
Fixed Price |
Time & Material |
|
Kontrola nad kosztami projektu |
Wysoka, koszt znany z góry |
Niska, finalny koszt zależy od długości trwania projektu |
|
Zaangażowanie personelu Zamawiającego |
Wysokie na początku i na końcu projektu (przygotowanie specyfikacji i odbiór rozwiązania), niskie w trakcie trwania projektu |
Wysokie przez cały okres projektu, konieczność bieżącego objaśniania aspektów biznesowych oraz podejmowania decyzji |
|
Elastyczność |
Niska, projekt realizowany na podstawie z góry ustalonej specyfikacji |
Wysoka, zakres prac w danym okresie (sprincie) uzgadniany jest na bieżąco |
|
Ryzyka |
Ryzyko stworzenia rozwiązania niewygodnego w użyciu, wymagającego wielu usprawnień i przeróbek. |
Ryzyko ciągłej ewolucji zakresu projektu i oddalania w czasie terminu przyjęcia aplikacji do użytku |
Wnioski
Wiele firm zastanawia się jak dopasować model rozliczeń z software house’m do specyfiki danego projektu. Istnieją pewne przesłanki, pomagające podjąć w tym zakresie decyzję. Sztywna umowa typu Fixed Price sprawdzi się najlepiej przy realizacji programu dobrze określonego w swojej strukturze, gdzie ryzyko zmiany jego podstawowych założeń w trakcie realizacji jest niewielkie. Przykładem takiego projektu może być np. wykonanie integracji firmowego oprogramowania do zamówień z krajowym systemem KSeF – interfejs techniczny tzw. “api” KSeF należy uznać za stały, dobrze udokumentowany, nie będzie on ulegał częstym zmianom.
Model współpracy typu Time & Material może sprawdzić się lepiej, gdy nie wszystkie aspekty działania tworzonego programu są do końca znane, gdy część z nich zależy od przyszłych okoliczności lub gdy kluczowym aspektem projektu jest innowacyjność rozwiązania. W takim przypadku bliska współpraca zespołów wykonawcy i zamawiającego oraz bieżące omawianie każdej funkcjonalności z reguły skutkują powstaniem programu o lepszej jakości, tzn. oprogramowania, które jest wygodniejsze w obsłudze i sprawniej działa. Na przykład firma typu startup tworząca innowacyjną platformę analizy dokumentów, która będzie stanowiła podstawę jej działalności, bardziej skorzysta używając podejścia iteracyjnego, angażując swój zespół i realizując projekt w modelu Time & Material.
Zupełnie innym podejściem do wdrożenia w firmie dedykowanego oprogramowania jest skorzystanie z platform typu low-code i usług firm wyspecjalizowanych we wdrożeniach tego typu rozwiązań jak na przykład www.aplikacjeweb.pl. Dedykowane aplikacje biznesowe budowane na bazie platform low-code, mogą być realizowane w obu omawianych modelach rozliczeniowych, jednak najczęściej koszt i czas realizacji będą krótsze, niż w przypadku budowy oprogramowania przez zespół deweloperski zupełnie od podstaw.
Nie ma dwóch takich samych firm i projektów IT. Wiele zależy od kontekstu danego przedsięwzięcia, jego celów i tego co jest dla liderów projektu najważniejsze. Współpracując z wykonawcą w modelu Fixed Price optymalizujemy z reguły cenę (koszt realizacji), zaś w przypadku Time & Materiał najczęściej optymalizujemy sprawność działania końcowego rozwiązania.
